問い合わせ対応が複数窓口に散らばる
LINE、メール、フォーム、電話メモなどから問い合わせが入り、確認・返信・引き継ぎに時間がかかる。返信漏れや対応品質のばらつきも起きやすい。
Problem
こんなお悩みありませんか？
院内情報をすぐ見つけられない
院内マニュアル、施術説明資料、料金表、FAQ、注意事項が散らばっていて、スタッフが必要な情報をすぐ確認できない。
文章作成が後回しになりやすい
口コミ返信、SNS投稿、広告問い合わせ後のフォロー文など、毎日少しずつ発生する文章作成が忙しさで後回しになってしまう。
カウンセリング前後の対応が属人化する
予約前の相談内容や不安点の整理、来院前の確認事項、カウンセリング後のフォローがスタッフ任せになり、対応漏れが起きやすい。
Services
まずは、よくある業務からAIが手伝える形に。
患者様からのご質問明日シミ取りの予約をしています。施術後はメイクして帰れますか？運動や入浴も控えた方がいいですか？
AI返信案お問い合わせありがとうございます。施術部位を避けていただければ、メイクは当日から可能です。激しい運動・長時間の入浴・飲酒は赤みが出やすくなるため、当日はお控えください。
問い合わせ対応を自動化する
現状
LINE、メール、フォーム、電話メモに届く質問が散らばり、確認と返信に時間がかかる。
AI支援
質問内容を分類し、院内資料やFAQをもとに返信案を作成。スタッフが確認してから送れる状態にします。
期待できる変化
返信漏れを減らし、スタッフごとの対応品質を揃えやすくします。
キャンセル料はいつから発生？3件
回答候補院内資料より
前日18:00以降の変更・キャンセルは、予約枠確保の都合によりキャンセル料の対象です。案内時は予約種別も確認してください。
予約変更ルール院内マニュアル p.12
患者様向けFAQ受付テンプレート
院内情報をすぐ探せるようにする
現状
マニュアル、料金表、施術説明、注意事項が複数の場所にあり、必要な情報を探すのに時間がかかる。
AI支援
院内資料を検索しやすく整理し、スタッフが質問すると該当資料と回答候補を確認できるようにします。
期待できる変化
確認作業や新人教育の負担を軽くし、院内ルールの共有をしやすくします。
文章作成AI確認待ち
Google口コミ
受付の方が丁寧で、初めてでも安心できました。
返信案医療広告表現を確認
温かいお言葉をありがとうございます。今後も安心してご相談いただけるよう、丁寧な対応に努めてまいります。
口コミ返信SNS投稿フォロー文
口コミ返信や投稿文の下書きを作る
現状
口コミ返信、SNS投稿、広告問い合わせ後のフォロー文が後回しになり、文面作成にも時間がかかる。
AI支援
クリニックのトーンに合わせて下書きを作成。医療広告や表現の注意点を確認しながら使える流れにします。
期待できる変化
文章作成の手間を減らし、継続的な発信やフォローを回しやすくします。
相談メモ
シミ取りを検討中。痛みと費用が不安。
確認すること
- 希望施術と予算感
- ダウンタイムの許容範囲
- 来院後に送るフォロー文
カウンセリング対応を整える
現状
予約前の相談内容、不安点、希望施術の整理や、カウンセリング後のフォローがスタッフ任せになりやすい。
AI支援
来院前に確認すべき内容を整理し、説明内容や見積もりに合わせたフォロー文を下書きします。
期待できる変化
カウンセリング前後の対応漏れを減らし、次回予約や再相談につなげやすくします。
Process
最短2ヶ月で、
毎日の業務に入る形へ。
最初に、スタッフの負担が大きい業務を一緒に整理します。 そのうえで、院内ルールやスタッフの動きに合わせて、AIを毎日の業務に入れられる状態まで整えます。
導入の目安最短2ヶ月
業務整理から、スタッフが確認しながら使える運用づくりまで
1
最初に整理する
業務を一緒に整理
クリニックごとの業務の流れを伺い、スタッフの負担になっている作業を一緒に整理します。
- 業務の流れを確認
- 負担が大きい作業を整理
- 優先して取り組む領域を決定
この期間のゴール
最初に取り組む業務を一緒に決めます。
2
2ヶ月で整える
日々使う形にする
選んだ業務に合わせて、クリニックのルールやスタッフの動きに合うAIの使い方を整えます。
- 業務に合う使い方を設計
- 院内のルールを反映
- 使う場面と確認方法を整理
この期間のゴール
日々の業務に自然に入れられる状態にします。
3
導入後
使いながら育てる
実際に使いながら、スタッフの声に合わせて回答内容や使い方を少しずつ整えていきます。
- 使いにくい点を確認
- 回答内容を見直す
- 別の業務にも広げる
この期間のゴール
無理なく続けられる状態に育てます。
Why Flowbase
あなたのクリニックに合わせて、最後まで一緒に整えます。
Flowbaseは、決まったシステムをそのまま渡すサービスではありません。 クリニックごとの業務、スタッフの動き、院内ルールに合わせて、きちんと使える形になるまで支援します。
導入して終わりではなく、使いにくいところ、伝わりにくい文言、確認しづらい流れまで一緒に見直します。 満足して日々使える状態まで、つきっきりで伴走することを大切にしています。
少数のクリニックに絞って支援
同時に多くの案件を抱えず、1院ごとの状況に向き合える範囲で進めます。
導入して終わりにしない
作って渡すだけではなく、スタッフが日々使える状態になるまで一緒に整えます。
細かな修正にも向き合う
文言、画面、確認フロー、使い方の違和感まで、現場の声をもとに調整します。
満足できるまで伴走
最初の相談から導入後の改善まで、距離近く相談できるパートナーとして支援します。
Contact
まずは、今の業務の話から聞かせてください。
どの業務にAIを入れるべきか、最初から決まっていなくても大丈夫です。 現在の業務の流れやスタッフの負担を伺いながら、自院に合う進め方を一緒に整理します。
決まったパッケージを押し付けるのではなく、クリニックごとの状況に合わせて、毎日の業務で使える形を考えます。
01
今の業務の流れを伺う
02
負担が大きい作業を整理する
03
2ヶ月で進める方向性を考える
無料相談
自院に合うAI活用を相談する
まだ具体的な内容が決まっていなくても、気になっていることだけで大丈夫です。